כמה זמן לוקח לתכנן ולהפיק האקתון?

אז כמה זמן זה באמת לוקח?

אין תשובה אחידה לשאלה הזו. משך ההיערכות נקבע בהתאם לאתגר, למספר המשתתפים, לפורמט ולמידת המוכנות של הארגון. עם זאת, ברוב המקרים מומלץ להתחיל את ההיערכות בין שישה לעשרה שבועות לפני מועד האירוע. בהאקתונים גדולים, בינלאומיים או רב-שלביים כדאי להתחיל מוקדם יותר, ולעיתים אפשר גם לבנות תהליך בפרק זמן קצר יותר, בהתאם למורכבות האתגר, למספר המשתתפים ולמידת המוכנות של הארגון.

גם משך האירוע עצמו משתנה: הוא יכול לנוע ממספר שעות בפורמט מצומצם ועד יום מלא, יומיים או תהליך רב-שלבי, בהתאם לעומק התוצרים המבוקשים.

מה כוללת ההכנה?

✔ פגישת אפיון אסטרטגית: פגישה ראשונה, תמיד ללא עלות וללא התחייבות, שבה מבינים לעומק את האתגר, המטרות והקהל.

✔ בניית התוכן והתשתית הדיגיטלית: התאמת מתודולוגיית Vickathon והמערכת הדיגיטלית לשפת הארגון ולאתגר הספציפי.

✔ גיוס והכשרת מנטורים: הכשרה על מתודולוגיית Vickathon כדי שהמנטורים ידעו לנווט את הצוותים לפתרונות ישימים.

✔ תיאום לוגיסטי: מיקום, ציוד והסעדה, באחריות הארגון המארח, בתיאום מולנו.

מה ההבדל בין יום האקתון לתהליך רב-שלבי?

האקתון מרוכז מתקיים ברצף, ביום עבודה אחד או במספר ימים סמוכים. לעומתו, תהליך רב-שלבי נפרש על פני כמה מפגשים או שבועות, ומאפשר להעמיק יותר בשלבי המחקר, הפיתוח וההכנה לקראת ההצגה הסופית, במחיר של זמן היערכות ותיאום ארוך יותר. הבחירה בין השניים תלויה במטרות, בהיקף האתגר ובזמן שהארגון יכול להקדיש לתהליך.